Ksenija Benedetti o pravilih elektronske komunikacije

Vikanje in tikanje je dvosmeren proces

Gotovo ste se že kdaj znašli v situaciji, ko ste ob odprtem elektronskem sporočilu iskali prave besede za oblikovanje službenega sporočila. Kdaj vikati in kdaj tikati, kdaj elektronsko in kdaj sms sporočilo in še več povsem praktičnih vprašanj smo zastavili šefinji protokola Republike Slovenije Kseniji Benedetti, ki je ravno te dni izdala avdio različico svoje uspešne knjige Protokol - Simfonija forme.

V današnjih časih res veliko komunikacije poteka po elektronski pošti ali takšnih in drugačnih kratkih sporočilih. Kako bi ocenili kulturo Slovencev pri pisanju službenih elektronskih in kratkih sporočil? 

Komunikacija na papirju bo zelo hitro postala zgodovina in si odela obleko ekstravagance in posebnosti. Poti komuniciranja bodo kmalu le v elektronski obliki. Ni hvaležno na splošno ocenjevati naše kulture pri pisanju elektronskih sporočil in kratkih telefonskih sporočil, nekateri so izvrstni, nekateri manj. Potrebno je strogo ločiti zasebna elektronska in kratka sporočila od službenih, razlike so velike. Poslovno elektronsko sporočilo ima skoraj vse elemente uradnega dopisa na papirju.

Če lahko pošljete službeno elektronsko sporočilo ali sms v službenem času, namesto ob šestih popoldne ali ob sedmih zjutraj, potem ga raje pošljite v službenem času in ne vznemirjajte ljudi po nepotrebnem. Razen ko gre za res nujne primere. Takrat to pravilo seveda ne velja. Ampak pravilno presoditi, kaj je nujen primer, je ravno tako vrlina.      


Če nekomu pišemo, ga najprej gotovo vikamo, kdaj pa ga lahko začnemo tikati? 

Ko nekomu pišete uradno, ga je potrebno vikati in pravilno naslavljati. Dopis in elektronsko sporočilo boste začeli enako: Spoštovani gospod Franc Mahne oziroma če ima nekdo znanstveni naziv, spustimo gospod in gre takole: Spoštovani dr. Franc Mahne. Ko gre za nekoga na visoki funkciji, ga naslavljamo s funkcijo, torej: Spoštovani gospod minister, Spoštovani gospod direktor. V tem primeru izpustite njegovo ime in uporabite le funkcijo. Vikanje in tikanje je dvosmeren proces, pri katerem velja: vi-vi, ti-ti. Ne morete nekoga tikati samo zato, ker je mlajši, ker je pripravnik, ker je natakar in obenem celo pričakovati, da vas bo on vikal nazaj. Za tikanje se je potrebno vedno dogovoriti in strinjati se morata obe strani. Tikanje vedno predlaga višji po položaju, starejši ali ženska, to slednje bolj velja v zasebnem življenju.  In še nekaj: kogar vikate, naslavljate gospod/gospa in priimek, torej: gospod Mahne in ne gospod Franc. Vikate vedno množinsko: boste povedali, boste šli, boste uganili, ne pa boste povedal, boste odšel, boste uganil.




Ali obstaja jutranja in večerna ura, od in do katere je vljudno poslati elektronsko pošto? Ker ima večina elektronsko pošto tudi na telefonu, te lahko službena elektronska pošta v vsakem trenutku odpelje iz prostega časa nazaj v službo. 

Predvsem je pomembno to, da ljudi ne »gnjavite« z elektronskimi sporočili in smsi izven delovnega časa, predvsem vaših podrejenih ne. Če lahko pošljete službeno elektronsko sporočilo ali sms v službenem času, namesto ob šestih popoldne ali ob sedmih zjutraj, potem ga raje pošljite v službenem času in ne vznemirjajte ljudi po nepotrebnem. Razen ko gre za res nujne primere. Takrat to pravilo seveda ne velja. Ampak pravilno presoditi, kaj je nujen primer, je ravno tako vrlina. Je pa večja napaka ob neprimernem času poslati sms kot elektronsko sporočilo. Za elektronsko sporočilo je predviden primeren reakcijski čas 24 ur, za sms pa približno dve do tri ure.

Sem sicer zagovornica inovativnih pristopov, a ohranjanje spoštovanja je pomembno tudi pri inovativnosti.   


Se strinjate, da z sms sporočilom bolj vstopimo v zasebnost posameznika? Kdaj torej elektronsko sporočilo in kdaj sms?

Ko gre za nenujne službene zadeve, je absolutno bolj primerna elektronska pošta. Ko pa res potrebujete takojšen odgovor, boste napisali sms in pazljivo izbrali besede.

V zadnjem času je tudi veliko piarovskih in marketinških prijemov, ko te recimo nekdo, ki ga nisi še nikoli srečal, v službenem mailu naslavlja s Hej, bejbi! Ali ljudje mislijo, da jim bo takšna "prikupnost" in psevdo bližina prinesla boljši odziv? Jih to kdo nauči?

Ne vem, katere marketinške šole to učijo, morda mislijo, da bo imel tak zelo sproščen način komunikacije boljši učinek na mlajšo generacijo in bo bolj pritegnil pozornost. Nad takim načinom nisem najbolj navdušena. Sem sicer zagovornica inovativnih pristopov, a ohranjanje spoštovanja je pomembno tudi pri inovativnosti.

Or use your account on Blog

Error message here!

Hide Error message here!

Forgot your password?

Or register your new account on Blog

Error message here!

Error message here!

Hide Error message here!

Lost your password? Please enter your email address. You will receive a link to create a new password.

Error message here!

Back to log-in

Close
Več informacij ONAPLUS.SI Logo

Zakaj imamo v uredništvu One radi piškotke?

S potrditvijo piškotkov nam omogočate uporabo analitičnih orodij, s katerimi izvemo, kaj radi berete in česa ne. Želimo ustvarjati kakovostne vsebine, ki jih boste z veseljem prebirali, zato vas prosimo, da potrdite piškotke na spletnih mestih Dela d.o.o.

STRINJAM SE
newsletter
onaplus logo

Prijavite se na e-novice in bodite na tekočem!

newsletter
onaplus logo

Naročite se
na OnaPlus in izkoristite
25% popust!

NAROČI SE